Success stories
Herausforderung:
Ein selbstständiger Anwalt verlor wöchentlich zwei bis drei Stunden mit der Verfolgung unbezahlter Rechnungen und der manuellen Verwaltung der Abrechnung. Er sorgte sich um den Cashflow und hatte Schwierigkeiten, ausstehende Zahlungen mittels Tabellenkalkulationen zu verfolgen.
Lösung:
In einer fokussierten einstündigen Sitzung präsentierten wir eine Rechnungsstellungsplattform zur Automatisierung der Rechnungserstellung und Mahnungen, entwickelten einen Nachverfolgungsplan und erstellten einfache E-Mail-Vorlagen für Zahlungsaufforderungen.
Ergebnis:
Die Zeit für die Rechnungsstellung reduzierte sich auf lediglich 30 Minuten pro Woche, pünktliche Zahlungen verbesserten sich um 25 Prozent, und der Anwalt gewann wöchentlich zwei zusätzliche Stunden für die Arbeit mit Mandanten – was direkt zu einer Erhöhung der abrechenbaren Stunden und einer Reduzierung des finanziellen Stresses führte.
Herausforderung:
Eine wachsende Kanzlei für Unfallrecht hatte Schwierigkeiten, mit dem Volumen an Gerichtsdokumenten Schritt zu halten, die jeweils eine sorgfältige Überprüfung, Dateneingabe und Ablage in Mandantenordnern erforderten. Die Mitarbeiter verbrachten jährlich Hunderte von Stunden mit repetitiver Dokumentenbearbeitung, was zu Fehlern, Verzögerungen und hohen Verwaltungskosten führte.
Lösung:
Wir implementierten eine integrierte RPA- (Robotic Process Automation) und KI-Lösung, die den gesamten Prozess automatisiert:
Gerichtsakten werden nun in Echtzeit abgerufen und gescannt.
Die KI-gestützte OCR extrahiert wichtige Details wie Aktenzeichen, Mandantennamen und Daten.
Dokumente werden automatisch in den korrekten Mandantenordnern abgelegt.
Ergebnis:
Die Kanzlei reduzierte die Zeit für die Dokumentenbearbeitung von 42 Stunden pro Monat auf nur etwas über 4 Stunden – vollständig von Robotern erledigt. Die anfängliche Investition amortisierte sich innerhalb des ersten Jahres und führte zu fortlaufenden jährlichen Arbeitseinsparungen sowie einer erheblichen Reduzierung menschlicher Fehler. Die Juristen verwenden nun mehr Zeit auf hochwertige Arbeit und Mandantenstrategie, während die Mandanten von einem schnelleren und zuverlässigeren Service profitieren.
Herausforderung:
Ein kleiner US-amerikanischer Logistikanbieter sah sich mit zunehmenden Kundenbeschwerden über verspätete Lieferungen und steigende Kraftstoffkosten konfrontiert. Die Disposition verließ sich auf veraltete manuelle Terminplanung, mit geringem Einblick in Echtzeit-Verkehrsdaten oder Routeneffizienz. Das Resultat: verpasste Fristen, frustrierte Fahrer und höhere Betriebskosten.
Lösung:
Durch eine einstündige Adaptive Micro Consulting-Sitzung identifizierten wir rasch das Kernproblem: ineffiziente Routenplanung und mangelhafte Kommunikation zwischen Disposition und Fahrern. Gemeinsam ermittelten und implementierten wir eine kostengünstige Routenoptimierungs-App und standardisierten den Dispositionsablauf. Zudem führten wir Echtzeit-Fahreraktualisierungen mittels einer simplen mobilen Anwendung ein.
Ergebnis:
Innerhalb weniger Wochen reduzierte das Unternehmen die Kraftstoffkosten um 10–15 Prozent, verbesserte die pünktlichen Lieferquoten drastisch und steigerte die Fahrermoral. Kunden erhielten ihre Sendungen zuverlässig, und das Unternehmen bewahrte wichtige Kundenbeziehungen – wodurch Zehntausende Dollar an jährlichen Einnahmen geschützt wurden.
Herausforderung:
Ein Handwerkerservice mit zwei Mitarbeitern sah sich täglich mit chaotischen Zuständen aufgrund von Doppelbuchungen und verpassten Kundenanrufen konfrontiert. Der Inhaber jonglierte mit einem Papierkalender, Textnachrichten, E-Mails und Telefonanrufen, wodurch sowohl Zeit als auch Einnahmen aufgrund von Terminplanungsfehlern verloren gingen.
Lösung:
Nach einem sprunghaften Anstieg der Nachfrage buchte der Inhaber eine einstündige Sitzung, um die Terminplanungsprobleme anzugehen. Wir führten ein kostengünstiges Terminplanungstool ein, erstellten ein einfaches Kundenaufnahmeformular und richteten automatisierte SMS-Erinnerungen ein, um Terminausfälle zu reduzieren.
Ergebnis:
Innerhalb weniger Tage sparte das Team fünf Stunden pro Woche an Verwaltungsarbeit ein, bewältigte 25 Prozent mehr Termine und verzeichnete einen schnellen Umsatzanstieg durch die Erfassung von Aufträgen, die andernfalls durch die Maschen gefallen wären.
Herausforderung:
Ein kleiner, in den USA ansässiger Online-Modehändler hatte mit zunehmenden Beschwerden über verspätete Lieferungen und undurchsichtige Rückgabeprozesse zu kämpfen. Der Inhaber verwaltete die Bestellungen manuell, was häufig zu Verwechslungen zwischen lagernden und vorzubestellenden Artikeln führte – und letztendlich zu Umsatzeinbußen und negativen Bewertungen.
Lösung:
Im Rahmen einer einstündigen Adaptive Micro Consulting-Sitzung identifizierten wir die Auftragsabwicklung und Rücksendungen als die hauptsächlichen Engpässe. Wir unterstützten bei der Integration einer Echtzeit-Inventar-Anwendung und erarbeiteten einen einfachen, dreistufigen Arbeitsablauf für schnellere Rückgaben und Rückerstattungen.
Ergebnis:
Innerhalb einer Woche wurden die Lieferverzögerungen halbiert, die Bearbeitungszeit für Rücksendungen um 40 Prozent reduziert und die Kundenbewertungen signifikant verbessert. Mit nur einer Sitzung sparte das Unternehmen Stunden an manueller Arbeit ein und schützte seinen Markenruf.
Herausforderung:
Ein kleiner deutscher Einzelhändler, der sich auf Fahrräder spezialisiert hatte, sah sich aufgrund zunehmender Konkurrenz durch Online-Shops mit rückläufigen Umsätzen konfrontiert.
Lösung:
Wir definierten ihr Geschäftsmodell neu, indem wir Servicelücken identifizierten, die von Online-Wettbewerbern hinterlassen wurden. Durch die Neupositionierung des Geschäfts als spezialisierter Reparatur- und Wartungsdienstleister – auch für anderweitig erworbene Fahrräder – schufen wir eine neue, profitable Nische.
Ergebnis:
Der Einzelhändler etablierte sich als die bevorzugte Werkstatt für lokale Radfahrer, zog neue Kunden an und baute trotz Marktveränderungen ein nachhaltiges Geschäft auf.
Herausforderung:
Ein globaler Tier-One-Automobilzulieferer musste seine gesamte IT-Abteilung zweimal verlegen, ohne dabei den Geschäftsbetrieb zu beeinträchtigen.
Lösung:
Wir übernahmen das Management aller Aspekte der Umzüge, von der Planung und Ressourcenkoordination bis hin zur Kommunikation und Durchführung. Unser strukturierter Projektmanagementansatz gewährleistete die Abstimmung der Teams und einen reibungslosen Übergang.
Ergebnis:
Beide Umzüge wurden termingerecht und mit minimalen Ausfallzeiten abgeschlossen. Die IT-Abteilung nahm ihre Tätigkeiten an den neuen Standorten nahtlos wieder auf, wodurch die Geschäftskontinuität sichergestellt wurde.
Herausforderung:
Ein mittelgroßes medizinisches Versorgungszentrum in Deutschland beabsichtigte, seine Geschäftsprozesse zu optimieren und das Personal von repetitiven manuellen Aufgaben zu entlasten.
Lösung:
Wir begannen mit der Kartierung aller Schlüsselarbeitsprozesse und identifizierten die am einfachsten zu automatisierenden Aufgaben – schnelle Erfolge, die unmittelbaren Mehrwert demonstrieren würden. Als diese Automatisierungen die Effizienz verbesserten, schulten wir die Mitarbeiter in der Nutzung KI-gesteuerter Werkzeuge, um die täglichen Routinen weiter zu optimieren und die Akzeptanz in der gesamten Organisation zu fördern.
Ergebnis:
Das Personal verwendet nun weniger Zeit für Routinearbeiten und mehr für die Patientenversorgung. Das Zentrum profitiert von erhöhter Effizienz, zufriedeneren Mitarbeitern und messbaren Zeitersparnissen, während sich die Belegschaft durch die Verwendung moderner digitaler Werkzeuge befähigt fühlt.
Herausforderung:
Ein führender deutscher Hersteller, spezialisiert auf Hochspannungssteckverbinder, hatte Schwierigkeiten damit, dass kritisches Wissen an einzelne Mitarbeiter gebunden war. Bei Abwesenheit oder Ausscheiden wichtiger Experten gingen essenzielle Kenntnisse und Prozessklarheit verloren, was die Abläufe und die Einarbeitung verlangsamte.
Lösung:
Wir führten ein Dokumentenmanagementsystem ein, um alle Geschäftsprozesse zu zentralisieren und zu standardisieren. Dieses Projekt umfasste die Evaluierung aktueller Arbeitsabläufe, die Klärung der Prozessverantwortlichkeiten und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten an spezifische Rollen anstatt an Einzelpersonen. Das Ergebnis war ein vollständig transparentes System, in dem alle wesentlichen Kenntnisse und Arbeitsabläufe unternehmensweit zugänglich sind.
Ergebnis:
Das Unternehmen kann nun unabhängig von personellen Veränderungen einen konsistenten Betrieb aufrechterhalten. Neue Mitarbeiter werden schneller eingearbeitet, und jeder hat Klarheit über Rollen und Prozessverantwortlichkeiten. Das Unternehmen ist widerstandsfähiger geworden, und kontinuierliche Verbesserung ist zu einem Teil der täglichen Arbeit geworden.