Erfolg durch RPA und Tracking-Software

RPA steht für Robotic Process Automation. Es handelt sich dabei um ein Computerprogramm, das darauf abzielt, standardisierte und sich wiederholende Arbeitsprozesse vollständig zu automatisieren.

Es beginnt damit, den Prozess so abzubilden, wie er von menschlichen Mitarbeitern ausgeführt wird. Alle darin enthaltenen Schritte werden aufgezeichnet. Die RPA Tracking-Software begleitet die Arbeiten mehrmals und, wenn möglich, für mehrere verschiedene Teammitglieder, um den effizientesten Weg zur Ausführung der Aufgabe zu finden. Sobald die Software „gelernt“ hat, wie der Prozess auszuführen ist, kann sie beginnen. Der Bot führt den Prozess selbständig aus, völlig unabhängig von menschlichen Eingaben oder Anleitungen.

Wie bereits erwähnt, eignet sich RPA perfekt für sich wiederholende Aufgaben, die keinen Grad an Originalität oder Kreativität erfordern. Diese Prozesse beinhalten typischerweise viel Copy-Paste, den Zugriff auf und die Bearbeitung von Daten, das Ausfüllen von Formularen basierend auf bereitgestellten Informationen und so weiter. Beispiele hierfür sind die Bearbeitung von Forderungen in der Buchhaltung, die Erstellung von Rechnungen, die Einreichung von Steuererklärungen, die Registrierung neuer Kunden und Angestellten und andere ähnliche Aufgaben.

Das Beste daran ist, dass die RPA-Software diese Prozesse viel schneller erledigt als ein Mensch und jede Möglichkeit von Fehlern oder Compliance-Fehlern komplett ausgeschlossen ist.

Wenn Sie mit Tracking-Software vertraut sind, wissen Sie vielleicht, dass sie zur Dokumentation der Computeraktivitäten von Teammitgliedern eingesetzt wird. Das bedeutet, dass sie erkennt, welche Apps sie verwenden, welche Websites sie besuchen, wie lange sie mit jeder Aufgabe verbringen, usw.

Vor diesem Hintergrund wird klar, dass Work-Tracker-Software eine hervorragende Grundlage für die RPA-Lernphase bieten kann. Mit anderen Worten: Ihre Fähigkeit, die Softwarenutzung, die für Aufgaben aufgewendete Zeit und die Reihenfolge der verschiedenen Apps zu erkennen, kann Aufschluss darüber geben, welche Prozesse gute Kandidaten für die robotische Prozessautomatisierung sind.

Sehen wir uns das Beispiel der Rechnungslegung genauer an:
Nehmen wir an, Ihre Tracker-Software zeigt, dass Ihr Team vier verschiedene Apps verwendet, während sie Rechnungen erstellen. Üblicherweise werden etwa 15 Minuten für eine Rechnung benötigt. Da Sie wissen, dass dieser Prozess nur aus dem Kopieren von Daten und dem Verpacken in ein vorgefertigtes Format besteht, können Sie sich entscheiden, ihn durch die Implementierung von RPA zu automatisieren. Sie werden sogar einige der Daten haben, die die RPA-Software benötigt – zum Beispiel welche Programme sie in welcher Reihenfolge verwenden muss.

Die Implementierung einer Tracking-Software wird in vielen Branchen, in denen RPA eingesetzt werden kann, immer beliebter, z. B. in der Versicherungsbranche, im E-Commerce, im Finanzwesen, im Kundensupport, im Personalwesen usw.

RPA, unterstützt durch Computer-Tracking-Software, hat viele Vorteile für prozessbasierte Aufgaben. Zunächst einmal ist es viel schneller als jeder Mensch. Sie gewinnen Zeit – ohne, dass sie den Druck in ihrem Team erhöhen müssen. Ganz im Gegenteil – eine Tätigkeit, für die ein Mensch 20 Minuten braucht, kann das Programm in wenigen Sekunden erledigen. Hinzu kommt, dass es keine Fehler macht – wenn der Vorgang einmal gelernt ist, wird er immer genau in diesen Schritten ausgeführt, ohne Abweichungen, Verwechslungen oder Vergessen. Außerdem werden alle durchgeführten Aufgaben automatisch protokolliert, so dass auch das Problem der Compliance gelöst ist.

Es kann ziemlich beunruhigend sein, über all die Prozesse in allen Branchen zu lesen, die RPA lernen kann, selbständig auszuführen (und anscheinend besser als Menschen), aber es gibt keinen Grund, in Panik zu geraten, weil Millionen von Menschen ihren Job verlieren könnten.

RPA kann nur beigebracht werden, sich wiederholende datenbasierte Aufgaben zu erledigen, die die meisten Teammitglieder ohnehin als langweilig und zeitraubend empfinden. RPA kann nicht kreativ sein, Entscheidungen treffen, Ideen entwickeln oder komplexe Probleme lösen. Der einzige Zweck dieses Systems ist, die Notwendigkeit zu beseitigen, sich stundenlang mit Copy-Paste-basierten Aufgaben zu beschäftigen. Gleichzeitig verschafft RPA den Wissensarbeitern Zeit, um sich auf Kreativität, Innovation und Kundenbeziehungen zu konzentrieren.

Vor diesem Hintergrund wird klar, dass Work-Tracker-Software eine hervorragende Grundlage für die RPA-Lernphase bieten kann. Mit anderen Worten: Ihre Fähigkeit, die Softwarenutzung, die für Aufgaben aufgewendete Zeit und die Reihenfolge der verschiedenen Apps zu erkennen, kann Aufschluss darüber geben, welche Prozesse gute Kandidaten für die robotische Prozessautomatisierung sind.

Die Technologie der robotergestützten Prozessautomatisierung in Kombination mit Tracker-Software kann ein leistungsfähiges Werkzeug sein, um die Durchlaufzeit in administrativen Prozessen zu verkürzen. Sie ist jedoch nicht dazu gedacht, Menschen zu ersetzen. RPA unterstützt Menschen dabei, mehr Zeit für innovative, kreative oder kundenorientierte Aufgaben zu verwenden. Kombinieren Sie standardisierte Prozesse mit menschlicher Kreativität und erleben Sie einen echten Unterschied für Ihr Unternehmen.